Privacy
policy
Privacyverklaring Verweijen ICT
Geldig v.a. 24-05-2018, revisie 09-02-2024
Verweijen ICT spant zich elke dag in om uw privacy te beschermen. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe en waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, verstrekken, bewaren en beschermen. Mocht de uitleg op deze pagina voor u niet toereikend zijn, neem dan contact met ons op.
Contactgegevens verantwoordelijke
Verweijen ICT B.V.
Post -en bezoekadres:
Wanroijseweg 40
5451 HA Mill
Tom Verweijen
T: 0031 0485 748080
E: info@verweijenict.com
Reikwijdte van deze verklaring
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die Verweijen ICT aanbiedt waarbij persoonsgegevens onderdeel van de verwerking zijn, ongeacht hoe u er toegang tot krijgt of ze gebruikt, inclusief met behulp van mobiele apparaten.
De dienstverlening van Verweijen ICT beperkt zich uitsluitend tot de zakelijke (B2B) markt. Wij verlenen geen diensten/producten aan particulieren.
Persoonsgegevens die wij verzamelen
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die rechtstreeks of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Gegevens die geanonimiseerd of geaggregeerd zijn, zodat deze niet meer kunnen worden gebruikt om een specifieke natuurlijke persoon te identificeren, hetzij in combinatie met andere informatie hetzij anderszins, beschouwen we niet als persoonsgegevens.
We verzamelen persoonsgegevens van u wanneer u onze diensten gebruikt of ons benadert hebt per telefoon/mail/website. Welke gegevens dat zijn kunt u hieronder in de tabel zien. Sommige persoonsgegevens zijn verderop nog extra toegelicht:
| Soort persoonsgegeven | Doelbinding | Sitebezoeker | Prospect | Klant |
| IP adres | Noodzakelijk voor correcte werking van de website. Tevens wordt het IP adres gebruikt voor security doeleinden. | X | X | X |
| Sessie informatie browser (& cookies) | Zie tabel bij paragraaf cookies. | X | ||
| Naam, Adres en Woonplaats (N.A.W.) | Noodzakelijk voor het aanbieden van dienstverlening en het onderhouden van contact. | X | X | |
| Telefoonnummer (zowel mobiel als vast) | Noodzakelijk voor het aanbieden van dienstverlening en het onderhouden van contact. | X | X | |
| E-mail adres | Noodzakelijk voor het aanbieden van dienstverlening en het onderhouden van contact.
Wordt tevens gebruikt als primaire vorm van communicatie naar (potentiële ) klanten, daarbij ook voor commerciële uitingen. |
X | X | |
| IBAN nr. | Ter controle van betalingen factuur en om creditnota’s uit te betalen. | X | ||
| BTW nummer (in geval van ZZP’ers) | Noodzakelijk voor financiële afhandeling van zakelijke transacties. BTW nummer bestaat uit BSN nummer van de ZZP verantwoordelijke. Wettelijk verplicht onderdeel van zakelijk financieel verkeer. | X | ||
| Functieomschrijving medewerker bij klant | Wordt veelal in mailconversaties door de betrokkene in een emailhandtekening meegezonden. Tevens veelal onderdeel van dienstverlening, bijvoorbeeld bij het aanmaken van gebruikers-accounts. | X | X | |
| Geluidsopname telefoongesprekken | Opname van alle in- en uitgaande telefoongesprekken omwille van kwaliteitsdoeleinden. Zoals het verbeteren van de dienstverlening, het opleiden van personeel en vastleggen van afspraken. | X | X | X |
| Klantbeoordelingen | Verweijen ICT houdt elke 2 a 3 jaar een klanttevredenheidsonderzoek. Deze wordt uitsluitend voorgelegd aan actieve klantrelaties en het is niet verplicht om aan deze onderzoeken deel te nemen. | X | ||
| Cameraopnames | Het kantoorpand van Verweijen ICT is uitgerust met camera’s die buiten rondom het gebouw en in de entree van het kantoor zijn opgehangen. Deze camera’s zijn gestationeerd omwille van inbraakpreventie en opsporing. | X | X | X |
Waarom neemt Verweijen ICT de telefoongesprekken op?
Verweijen ICT behandeld dagelijks tientallen tot honderden telefoongesprekken van tientallen tot honderden verschillende personen/klanten. De telefoon is niet alleen ons primaire contact-middel, maar in de vorm van de Servicedesk ook integraal onderdeel van de dienstverlening naar klanten toe. Wanneer u belt met Verweijen ICT wordt u actief geïnformeerd over dat wij het telefoongesprek opnemen. Het opnemen van de gespreken doen we om onze dienstverlening te verbeteren en correct aan te kunnen sturen. Tevens worden er telefonisch vele afspraken en belangrijke informatie uitgewisseld welke van belang zijn bij de uitvoering van onze dienstverlening. De opnamen zijn maar door een select aantal medewerkers op te vragen en worden zorgvuldig behandeld. Bij passende grondslag is het mogelijk om de opnames van eigen individuele gesprekken op te vragen en/of te laten verwijderen. Dit wordt alleen in een persoonlijk gesprek met betrokkenen vastgesteld.
Wat kan Verweijen ICT allemaal zien als we uw PC of netwerk beheren?
Voor het uitvoeren van de diverse dagelijkse beheertaken bij onze klanten zijn wij in het merendeel van de gevallen genoodzaakt om gebruik te maken van zogenaamde Administrator rechten. Dat betekend veelal een volledige autorisatie qua toegang tot een systeem vereist is. Het gevolg hiervan is dat het onvermijdelijk is dat wij zowel bedrijfsgevoelige als privacygevoelige informatie onder ogen kunnen krijgen. Bijvoorbeeld wanneer wij een back-up moeten herstellen of een analyse doen van het netwerkverkeer van de bedrijfsinfrastructuur. De medewerkers van Verweijen ICT hebben als onderdeel van hun arbeidscontract ook getekend voor een geheimhoudingsclausule, tevens bieden wij onze diensten aan onder de algemene voorwaarden van Nederland ICT, ook hierin is een geheimhoudingsclausule opgenomen.
TeamViewer; Hulp op afstand
Om onze dienstverlening efficiënter en voordeliger aan te kunnen bieden maken wij veelvuldig gebruik van de zakelijk applicatie TeamViewer. Met deze applicatie kunnen wij vanuit een externe locatie (bijvoorbeeld ons kantoor) toegang krijgen tot de besturing van uw computer, laptop, telefoon, tablet of server. Het mandaat van toegang van ons door middel van TeamViewer ligt altijd bij de betrokkene. TeamViewer is niet verplicht binnen de dienstverlening, al dient men wel rekening te houden met hogere kosten bij beheer op locatie.
Cookies op verweijenict.com en v-ict.com
Onze websites maken gebruik van cookies. De cookies beperken zich tot een analyse van de werking van de website en voor het verzamelen van analytische gegevens. Automatische bewaartermijnen van langer dan een jaar zijn aangegeven als ‘Tot verwijdering’:
| Uitgever | Cookie-naam | Functionaliteit | Bewaartermijn max. |
| Google.com | _grecaptcha | De genoemde cookies zijn allemaal van het type ‘Noodzakelijk’ en hiervoor is geen toestemming vereist. Alle cookies hebben te maken met het gebruik van de reCAPTCHA integratie. Hiermee voorkomen we dat de website wordt misbruikt door robots en botnets voor fraude en misbruik. Cookie data wordt verzonden naar de Verenigde Staten. Deze data bevat geen persoonsgegevens. | Tot verwijdering |
| Google.com | _GRECAPTCHA | 179 dagen | |
| Google.com | rc::a | Tot verwijdering | |
| Google.com | rc::b | Sessie cookie | |
| Google.com | rc::c | Sessie cookie | |
| Google.com | rc::d-# | Tot verwijdering |
De website is toegankelijk wanneer er gebruik wordt gemaakt van Add-blokers en/of cookie blockers.
Sollicitanten
Benadert u ons, of benaderen wij u voor een (mogelijk) dienstverband? Wij verwerken de gegevens die noodzakelijk zijn bij een dergelijk aanname-proces. De gegevens die hieronder vallen zijn onder andere: NAW, CV, sollicitatiebrief en communicatie, referenties en eventueel diploma’s (bewijsvoering van). Wanneer wordt besloten tot een dienstverband, zullen deze gegevens bewaard blijven in uw eigen personeelsdossier. Mocht er geen dienstverband uit voortkomen dan zullen wij met uw goedkeuring in ieder geval de communicatie, sollicitatie en CV bewaren (ten minste voor 1 maand). Desgewenst kunnen wij 1 maand na de sollicitatie alle betrokken informatie verwijderen.
Beveiliging, inzage, beheren, corrigeren en bewaren
Hoe wij uw persoonsgegevens beveiligen
We beveiligen uw persoonsgegevens met behulp van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de kans op verlies, misbruik, onbevoegde toegang, verstrekking en wijzigingen te minimaliseren. Onze waarborgen omvatten bijvoorbeeld firewalls en gegevensversleuteling, fysiek toegangsbeheer bij ons datacenter en autorisatiebeheer voor informatietoegang. Verweijen ICT conformeert zich bewezen aan de internationale norm voor informatiebeveiliging, ISO27001:2017. Wij zijn gecertificeerd voor deze norm en laten ons minimaal een keer per jaar auditen door een RVA geaccrediteerde onafhankelijke auditor. Zowel het certificaat als onze Verklaring van Toepasselijkheid zijn op aanvraag in te zien door directe klanten.
Manieren waarop u uw persoonsgegevens kunt inzien, beheren en corrigeren
We respecteren uw recht op inzage van uw persoonsgegevens en uw rechten om deze te corrigeren, om verwijdering ervan te verzoeken of ons te vragen ons gebruik ervan te beperken, zoals vereist door toepasselijke wetgeving. We nemen ook maatregelen om te zorgen dat de persoonsgegevens die we verzamelen, juist en bijgewerkt zijn.
- U hebt het recht te weten welke persoonsgegevens we over u hebben
- We verschaffen u op verzoek een kopie van uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en ‘Machine readable’ formaat
- Als uw persoonsgegevens niet kloppen of onvolledig zijn, hebt u het recht ons te vragen deze bij te werken
- U hebt het recht bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens
- U kunt ons ook vragen uw persoonsgegevens te wissen of ons gebruik ervan te beperken, maar dat recht is afhankelijk van toepasselijke wetgeving en kan gevolgen hebben voor uw toegang tot sommige van onze diensten
Hoe bewaart Verweijen ICT uw persoonsgegevens
We bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om de diensten te bieden waarom u hebt verzocht of voor andere belangrijke doeleinden, zoals het voldoen aan onze juridische verplichtingen, het oplossen van geschillen en het uitvoeren van ons beleid. Verweijen ICT voert geen geautomatiseerde beslissingen uit op basis van uw persoonsgegevens (profilering).
Dienst-specifieke toelichting
UpToday
Verweijen ICT’s eigen cloudproduct (SaaS) UpToday wordt op eigen apparatuur gehost en is gestationeerd in datacenter Interconnect te Eindhoven. Een klant welke de dienst UpToday afneemt vertrouwt erop dat Verweijen ICT op een zorgvuldige manier met de omgeving en de informatie om gaat. Tussen Verantwoordelijke (de klant) en Verwerker (Verweijen ICT) zal daarom een Verwerkersovereenkomst worden afgesloten.
Microsoft 365
Microsoft 365 is een bundeling van cloud-diensten aangeboden door Microsoft. Verweijen ICT levert diensten waarbij Microsoft 365 een onderdeel is, of de complete dienst omvat, bijvoorbeeld Exchange Online voor emailing. Als u gebruik maakt van Microsoft 365 en u wenst een Verwerkersovereenkomst daarvan te ontvangen, kunnen wij u helpen met het aanleveren van de overeenkomst. Dit is een service die wij bieden, maar waar wij geen Verantwoordelijke van zijn. Microsoft is volledig gecommitteerd aan de AVG, meer informatie hierover is te vinden op de publiekelijk toegankelijke website: https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/Privacy/GDPR#General-FAQ
VoIP
Verweijen ICT biedt Voice over IP diensten aan van de merken 3CX, Swyx en Xelion. Deze diensten verzorgen onder andere telefoonverkeer, faxcommunicatie, voicemailing en meer. Het kan nodig zijn om voor deze dienst een Verwerkersovereenkomst met Verweijen ICT af te sluiten.
Backup
Klanten kunnen als dienst hun data extern laten back-uppen. De back-up wordt dan opgeslagen op de omgeving van Verweijen ICT. De data wordt alleen in geval van de noodzaak tot herstellen en in samenspraak met klanten voor testdoeleinden (recoverytests) gebruikt. Verwijderingsverzoeken die vanuit de Betrokkenen van Verantwoordelijken voortkomen, moeten op initiatief van de Verantwoordelijke aan de Verwerker worden doorgegeven. Het kan voorkomen dat het technisch niet mogelijk is om bepaalde informatie uit een back-up te verwijderen. Uiteindelijk zal door tijdsverloop afhankelijk van het afgesproken backup-schema de betreffende data verdwijnen na verwijdering uit de operationele systemen.
Verzenden/verkopen van persoonsgegevens aan derde partijen
Verweijen ICT maakt gebruik van subverwerkers. Deze zijn veelal onderdeel van onze dienstverlening. Bij de afname van diensten wordt u hierover geïnformeerd. Ook als u interesse heeft om een bepaalde dienst af te nemen, zullen wij kenbaar maken wanneer er subverwerkers onderdeel zijn binnen de betreffende dienst(en).
Verweijen ICT verkoopt geen persoonsgegevens door aan derden.
Email marketing
Verweijen ICT maakt gebruik van email marketing tooling (MailChimp). Hiermee worden nieuwsbrieven en notificaties verzonden naar klantrelaties. Het is mogelijk om jezelf voor nieuwsbrieven uit te schrijven. Overige notificaties zijn essentieel onderdeel van de dienstverlening (dit zijn onder andere kennisgevingen over patchrondes, kwetsbaarheden of andere bijzonderheden in de dienstverlening). Het is niet mogelijk om je voor deze mailings uit te schrijven zo lang je gebruik maakt van de betreffende dienst. Uiteraard kunnen de geadresseerden in overleg aangepast worden.
Klachten en informeren
Heeft u twijfels over hoe dat wij met uw persoonsgegevens omgaan, of wilt u graag met iemand spreken over hoe dat wij omgaan met persoonsgegevens, neem dan contact op met ons (zie de contactinformatie bovenaan de pagina). Wij zullen binnen twee werkdagen op uw verzoek reageren.
U heeft ook het recht om een klacht over ons in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Als u vermoedt dat uw persoonsgegevens zijn verwerkt op een manier die in strijd is met de privacywet, dan kunt u een privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Let op; het indienen van een klacht is niet anoniem.
Dit kun je zowel telefonisch als via de website doen;
- Indienen klacht via website AP: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/vraag-1
- Indienen anonieme tip via website AP: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
- Indienen klacht via telefoon AP: 088 – 1805 250 (gratis)